1. Quiénes somos y aceptación de estos Términos

Ethia Capture es un servicio operado por Héctor Alejandro Arias Mancilla (persona natural con inicio de actividades), RUT 17.651.124-9, con domicilio en Las Condes, Santiago, Chile (en adelante, “Ethia”, “nosotros”).

Al registrar una organización, aceptar una invitación como miembro, o utilizar el agente de WhatsApp de Ethia Capture, usted acepta estos Términos y Condiciones (los “Términos”) y la Política de Privacidad, Seguridad y Protección de Datos. Si no está de acuerdo, no debe utilizar el servicio.

Si usted acepta estos Términos en representación de una organización (empresa, equipo, estudio, etc.), declara tener las facultades para obligar a dicha organización, y “usted” se referirá tanto a la persona como a la organización.

2. Descripción del servicio

Ethia Capture es una memoria organizacional a la que se accede conversando por WhatsApp. El servicio permite:

• Enviar audios de reuniones o conversaciones (por WhatsApp o subida web) para su transcripción y análisis.
• Subir documentos (PDF y texto plano, por WhatsApp) para incorporarlos a la memoria organizacional.
• Obtener, mediante conocimiento estructurado extraído automáticamente (acuerdos, decisiones, tareas, riesgos, entidades), informes por conversación.
• Consultar esa memoria conversando naturalmente con un agente por WhatsApp.
• Administrar usuarios, permisos y suscripción desde una web de administración.

El servicio se presta “tal cual” y evoluciona con el tiempo; funciones descritas en la documentación de producto pueden agregarse, modificarse o discontinuarse.

3. Cuentas, organizaciones y roles

• El servicio se contrata a nivel de organización. Cada organización tiene uno o más administradores y miembros.
• Los administradores pueden invitar, cambiar el rol o el permiso de borrado (can_delete_recordings), y quitar el acceso de miembros de su organización.
• Cada persona es responsable de mantener actualizado su número de teléfono y de la actividad que ocurra a través de su cuenta.
• Ethia puede solicitar verificación razonable de identidad antes de dar acceso o de ejecutar solicitudes sensibles (por ejemplo, cambios de administrador o eliminación masiva de datos).

4. Registro y contratación

• Cualquier persona puede crear su propia organización desde la web pública (/registro), completando el formulario de organización, datos del administrador y cantidad de usuarios esperada.
• El pago se procesa a través de Flow, pasarela de pagos chilena. La organización, el usuario administrador y la suscripción solo se crean una vez que el pago queda confirmado; si el pago falla, no queda ningún dato de la organización creado en nuestros sistemas.
• Las condiciones comerciales vigentes (precios, planes, límites de almacenamiento y usuarios incluidos) se muestran en el sitio al momento de la contratación y pueden incluir precios de lanzamiento para los primeros usuarios, sujetos a cambio con aviso razonable hacia adelante.

5. Licencias, planes y suscripción

• El acceso de cada miembro al servicio depende de que la organización cuente con una licencia activa asignada a esa persona (o del modelo de plan vigente al momento).
• Las suscripciones se renuevan y facturan automáticamente a través de Flow según el ciclo contratado, salvo cancelación.
• Los cambios de cantidad de usuarios/licencias pueden no facturarse de forma prorrateada al instante — el cobro puede reflejarse en el ciclo de facturación siguiente, según el funcionamiento de la pasarela de pago.
• La organización es responsable de mantener un medio de pago válido. La falta de pago puede resultar en la suspensión del acceso conforme a la sección 15.

6. El canal de WhatsApp y su dependencia de terceros

El servicio opera principalmente a través de WhatsApp, mediante infraestructura de Twilio y sujeto a las políticas de WhatsApp Business / Meta. Esto implica que:

• Ciertas comunicaciones (por ejemplo, mensajes de bienvenida o avisos de almacenamiento) pueden requerir el uso de plantillas de mensaje pre-aprobadas por Meta, especialmente fuera de la ventana de servicio al cliente de 24 horas.
• La disponibilidad, límites técnicos (por ejemplo, tamaño máximo de archivo adjunto) y funcionamiento del canal pueden verse afectados por cambios en las políticas o infraestructura de Meta/Twilio, ajenos a Ethia.
• Ethia no controla ni es responsable del contenido de las políticas de privacidad o términos de uso de WhatsApp/Meta respecto del uso general de esa aplicación por parte del usuario.

7. Contenido subido por el usuario y memoria organizacional

• Usted es responsable del contenido que sube (audios, documentos) y de contar con las autorizaciones necesarias para hacerlo, incluyendo, cuando corresponda, el aviso o consentimiento de terceros que participen en las conversaciones grabadas y que no sean usuarios de la cuenta.
• El contenido y el conocimiento extraído (acuerdos, decisiones, tareas, riesgos, entidades) pertenecen a la organización que lo generó y quedan disponibles según la visibilidad configurada (privado u organización).
• Ethia procesa este contenido en su calidad de encargado de tratamiento de la organización, no como propietario del contenido. El detalle de esta relación, incluyendo plazos de conservación y borrado al término del contrato, se especifica en un contrato de encargo de tratamiento de datos separado con cada organización cliente, conforme a la normativa de protección de datos vigente.
• El agente puede, en ciertos casos, generar contenido nuevo (por ejemplo, un borrador de propuesta) a partir del conocimiento acumulado. Cuando lo haga, debe distinguirse de una cita textual de lo dicho en una reunión; aun así, usted es responsable de revisar y validar cualquier contenido generado antes de usarlo con fines externos o vinculantes.

8. Confirmación explícita para acciones irreversibles

Acciones como borrar un documento o una conversación, compartir un documento privado con la organización, o agrupar conversaciones bajo un proyecto, requieren una confirmación explícita del usuario antes de ejecutarse, y — cuando corresponda — el permiso can_delete_recordings. El borrado de conversaciones/documentos es lógico (soft-delete) y no elimina de inmediato el archivo subyacente del almacenamiento; los tiempos y condiciones de eliminación definitiva se describen en la Política de Privacidad.

9. Límites de almacenamiento y uso razonable

• Cada plan incluye un límite de almacenamiento (calculado según la cantidad de usuarios incluidos) y límites de tamaño por archivo. Al superar el 80% del límite, se notifica a los administradores.
• Existen límites de mensajes por persona en ventanas de tiempo acotadas, destinados a evitar abuso o uso automatizado no autorizado del canal de WhatsApp. Ethia puede ajustar estos límites para preservar la estabilidad del servicio para todos los usuarios.

10. Usos prohibidos

Usted se compromete a no utilizar el servicio para:

• Subir contenido ilícito, que infrinja derechos de terceros, o que viole leyes aplicables (incluyendo normativa de protección de datos personales).
• Grabar o subir conversaciones de terceros sin el aviso o consentimiento que la ley exija.
• Intentar vulnerar la seguridad del servicio, realizar ingeniería inversa, o acceder a datos de otras organizaciones sin autorización.
• Usar el canal de WhatsApp de forma que infrinja las políticas de Meta/WhatsApp Business.

11. Propiedad intelectual

El software, marcas, diseño e interfaces de Ethia Capture son propiedad de Ethia o de sus licenciantes. Estos Términos no le otorgan ningún derecho sobre dicha propiedad intelectual, más allá del uso del servicio conforme a lo aquí descrito. El contenido subido por usted y el conocimiento extraído de él siguen siendo de la organización que los generó, conforme a la sección 7.

12. Proveedores externos y disponibilidad del servicio

Ethia utiliza proveedores externos para operar el servicio, incluyendo, entre otros: transcripción y modelos de lenguaje (Google/Gemini), mensajería (Twilio), base de datos y almacenamiento (Supabase), procesamiento en segundo plano (Upstash), infraestructura de cómputo (Railway), pagos (Flow) y monitoreo de errores (Sentry). El detalle de estos proveedores y las garantías de transferencia internacional de datos aplicables se describen en la Política de Privacidad.

El servicio se ofrece con esfuerzos razonables de disponibilidad, pero no se garantiza operación ininterrumpida o libre de errores, dado que depende en parte de la disponibilidad de estos proveedores externos.

13. Protección de datos personales

El tratamiento de datos personales por parte de Ethia se rige por la Política de Privacidad, Seguridad y Protección de Datos, que forma parte integral de estos Términos.

14. Menores de edad

El servicio está destinado a organizaciones y a personas mayores de edad que actúan en un contexto laboral o profesional. Ethia no tiene por finalidad recolectar datos de niños, niñas o adolescentes de forma directa. Si una conversación grabada incluyera incidentalmente la voz o datos de un menor de edad, se aplican las protecciones reforzadas descritas en la Política de Privacidad.

15. Suspensión y término

• Ethia puede suspender el acceso de una organización o de un usuario específico en caso de incumplimiento de estos Términos, falta de pago, o uso que ponga en riesgo la seguridad o integridad del servicio o de otros usuarios.
• La organización puede solicitar la cancelación de su suscripción en cualquier momento; el término del contrato activa el proceso de borrado o devolución de datos descrito en el contrato de encargo de tratamiento (sección 7) y en la Política de Privacidad.
• Las secciones que por su naturaleza deban sobrevivir al término (propiedad intelectual, limitación de responsabilidad, ley aplicable) permanecerán vigentes.

16. Limitación de responsabilidad

En la medida permitida por la ley chilena, Ethia no será responsable por daños indirectos, lucro cesante, o pérdida de datos derivada de causas ajenas a su control razonable (incluyendo fallas de proveedores externos como Meta/WhatsApp, Twilio, Google, Supabase, Railway, Upstash o Flow). Nada en esta sección limita la responsabilidad de Ethia en aquello que la ley no permita limitar, incluyendo su responsabilidad como responsable o encargado de tratamiento de datos personales conforme a la Ley N° 21.719.

17. Modificaciones a estos Términos

Ethia podrá modificar estos Términos para reflejar cambios en el servicio o en la normativa aplicable. Los cambios sustanciales se comunicarán con antelación razonable a través del sitio web o de WhatsApp. El uso continuado del servicio tras la entrada en vigencia de los cambios implica su aceptación.

18. Ley aplicable y jurisdicción

Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Chile. Cualquier controversia se someterá a los tribunales ordinarios de justicia de Santiago, Chile, sin perjuicio de las normas especiales de competencia que establezca la ley en materia de protección de datos personales (Ley N° 21.719).

19. Contacto

Para consultas sobre estos Términos: contacto@ethiaconsulting.com.